Kiedy warto rozważyć automatyzację procesów księgowych?

Księgowość to obszar wymagający wysokiej precyzji i skupienia. Przynosi największą wartość dostarczając zweryfikowanych informacji stanowiących podstawę podejmowania decyzji biznesowych. Równocześnie jednak wymaga się od zespołów księgowych wykonywania powtarzalnych zadań, które zabierają cenny czas potrzebny na analizy wyników. Do tego dochodzi silna zależność od cykli miesięcznych czy rocznych, powodująca nierównomierne rozłożenie obowiązków.

Praca w takich warunkach może spowodować przeciążenie i zniechęcenie. Ciężko wtedy o zachowanie równowagi umysłu i zapewnienie koncentracji, kiedy jest najbardziej potrzebna. Nietrudno zatem o błędy, które mogą mieć znaczące konsekwencje dla biznesu.

Automatyzacja może przyjść z pomocą. Odciążając zespoły księgowe z najmniej lubianych czynności pomoże przywrócić motywację do działania. Z drugiej strony zapewni odbiorcom biznesowym systematyczną i precyzyjną informację finansową. Oczywiście automatyzacja nie jest lekarstwem na wszystkie problemy. Mamy jednak trzy główne scenariusze, dla których warto rozważyć automatyzację procesów księgowych:

• obecny system księgowy nie zapewnia funkcjonalności specyficznych dla naszego procesu,
• wykorzystujemy kilka systemów i narzędzi księgowych równocześnie i nie są one zintegrowane,
• chcemy częściej realizować czasochłonne czynności związane np. z raportowaniem.

W specyficznych przypadkach automatyzacja może także wspierać procesy zmiany systemu księgowego lub integracji systemów księgowych po połączeniu spółek.

W tym artykule opiszę kilka ciekawych przypadków zastosowania robotyzacji w księgowości i podzielę się mapą robotyzacji jednego z kluczowych procesów księgowych: procesu zarządzania zobowiązaniami (P2P).

Robotyzacja procesu zarządzania zobowiązaniami (P2P)

Jednym z kluczowych obszarów w księgowości jest zarządzanie zobowiązaniami (ang. Procure to Pay, P2P). Wyzwania w tym procesie wynikają z konieczności współpracy między licznymi interesariuszami, zarówno wewnętrznymi jak i zewnętrznymi. Potrzeby automatyzacyjne są natomiast w dużej mierze zależne od obecnych funkcjonalności głównego systemu księgowego

Współpraca z działami biznesowymi i działami zakupów

Zanim powstanie zobowiązanie, działy biznesowe określają swoje potrzeby, które następnie wspólnie z działami zakupów muszą sformalizować. Do przejścia jest cała ścieżka: od akceptacji dostawcy i wprowadzenia jego danych do systemu, po wystawianie konkretnych zamówień. Tu niestety często pojawiają się braki po stronie biznesowej, które wymagają wyjaśnień i przypominania o wymogach formalnych.

Roboty mogą wspierać te procesy na przykład poprzez:

• wprowadzanie i aktualizację danych dostawców w systemach
• cykliczną weryfikację białej księgi
• rejestrację i łączenie zamówień z potwierdzeniami zewnętrznymi oraz z fakturami
• zarządzanie rezerwami na zamówieniach

Przede wszystkim jednak mogą wspierać komunikację między poszczególnymi działami, informując odpowiednie osoby o wszelkich zadaniach czy brakach do uzupełnienia. Dbają w ten sposób o terminowość obiegu dokumentów księgowych.

Księgowanie faktur zakupowych

Po otrzymaniu faktury zakupowej roboty mogą rejestrować ich przyjęcie i (w zależności od obecności OCR w systemie księgowym) dokonywać odczytywania lub weryfikacji pobranych danych.

Kluczową kompetencją robotów w tym kroku procesu P2P jest jednak weryfikacja zgodności zamówień z fakturami. Roboty wyszukują połączenia na podstawie określonych reguł i weryfikują zgodę biznesową na dokonanie płatności, a następnie księgują daną fakturę. Roboty mogą również wyręczyć działy biznesowe z merytorycznego opisywania faktur, jeśli tylko w tych opisach znajdujemy powtarzające się wzorce.

Po dokonaniu płatności roboty wspierają działy księgowe w procesie zamykania faktur.Rejestrują i odczytują wyciągi bankowe, a następnie wyszukują powiązania między pozycjami z wyciągu a pozycjami otwartymi w systemie księgowym. W każdym z wyżej opisanych przypadków – jeśli robot będzie w stanie odszukać powiązanie na podstawie ustalonych reguł, wtedy całkowicie automatycznie przeprowadzi transakcję i na koniec swojej pracy (zgodnie z ustalonym harmonogramem) informuje o swoich sukcesach. Natomiast w razie trudności może przygotować zestawienie dokumentów, które trzeba zweryfikować ręcznie.

Współpraca z dostawcami

Obsługa zobowiązań wobec licznych dostawców wymaga powtarzalnej analizy dokumentów na różnorodnych często wzorcach. Możemy nauczyć robota rozpoznawać konkretne przypadki, a następnie procesować je w pełni automatycznie – od momentu powstania zamówienia do rozliczenia płatności.

Mapa automatyzacji procesu zarządzania zobowiązaniami

W doborze scenariusza w tym obszarze pomoże Ci nasza mapa automatyzacji procesu zarządzania zobowiązaniami. Opracowaliśmy ją wspólnie z ekspertami księgowości oraz deweloperami automatyzacji, łącząc wiedzę biznesową i techniczną w jednym miejscu. Mapę możesz pobrać tutaj:

Czy wymienione w zestawieniu wyzwania są Ci bliskie? A może widzisz inne elementy tego procesu, które wymagają usprawnień i wsparcia robotycznego?

Jeśli dostrzegasz potencjał rozwoju automatyzacji w tych procesach, albo chciałabyś/chciałbyś omówić możliwości robotyzacji innych procesów księgowych, zachęcam do rozmowy. Podziel się komentarzem lub napisz do mnie!

autorka: dr Klaudia Martinek-Jaguszewska

fragment cyklu “Przewodnik zarządzania automatyzacją dla
początkujących”

data publikacji: 10.06.2024