Automatyzacja dla początkujących: Od czego doświadczeni menedżerowie zaczynają nowe wdrożenia?

Automatyzacja dla początkujących zaczyna się od wyznaczenia jasnych celów: to one porządkują całe wdrożenie, określają oczekiwania wobec nowych technologii i ułatwiają wybór procesów, które warto automatyzować w pierwszej kolejności. W praktyce punktem wyjścia jest krótka analiza i identyfikacja powtarzalnych zadań oraz obszarów, w których automatyzacja procesów biznesowych może realnie usprawnić codziennej pracy, pomóc oszczędzić czas i wspierać redukcję kosztów.

Ten praktyczny przewodnik przygotowaliśmy z myślą o menedżerach i decydentach w średnich oraz dużych firmach, którzy planują pierwsze wdrożenie automatyzacji. Pokazujemy, dlaczego spójnie zdefiniowane cele zwiększają szanse powodzenia, jakie pytania warto sobie zadać na starcie, jak wyznaczyć cele w trzech prostych krokach, jakich najczęstszych błędów unikać oraz jakie narzędzia — w tym rozwiązania i narzędzia AI dostępne na rynku — mogą wesprzeć cały proces.

Dobrze ustawiony cel nie jest formalnością, ale podstawą skutecznego wdrożenia: upraszcza komunikację, ogranicza bariery i pomaga przełożyć inwestycji w automatyzację na mierzalne efekty w różnych branżach, od raportów i wysyłania e maili po obsługi klienta, automatyczne odpowiedzi i szybsze wyszukiwanie informacji. Wręcz przeciwnie do częstych obaw, automatyzacja nie służy wyłącznie zastępowaniu ludzi, lecz lepszej organizacji pracy i optymalizacji procesów tam, gdzie technologia daje największą wartość..

Zapraszamy do zapoznania się z naszym praktycznym przewodnikiem, z którego dowiesz się:

• dlaczego cele są kluczowe dla sukcesu automatyzacji, 
• w jaki sposób wyznaczyć spójne cele w trzech prostych krokach,
• osiąganie jakich celów może wspierać automatyzacja i
• jak uniknąć błędów w tym procesie.

Podzielimy się także kilkoma narzędziami, które ułatwią Ci wyznaczenie spójnych celów dla inicjatyw automatyzacyjnych.

Cele fundamentem sukcesu

Pierwszym krokiem przed ustaleniem celów powinna być analiza i audyt procesów, aby zrozumieć, jak działają dziś. Pomaga to także w identyfikacji obszarów i stworzeniu mapy procesów, które pokazują, jakie powtarzalne zadania warto automatyzować w codziennej pracy, likwidując jednocześnie wiele barier. Zacznijmy od teorii wspartej badaniami i kilku powodów, dla których eksperci polecają rozpoczęcie działań atomatyzacyjnych od wyznaczenia celów:

Cele automatyzacji wynikające z wizji strategicznej organizacji zapewniają zrozumienie i zaangażowanie kierownictwa oraz pracowników, podwójnie podnosząc prawdopodobieństwo sukcesu. (Bornet, Barkin & Wirtz, 2020)

Standardy architektury IT takie jak TOGAF® swoją koncepcję opierają na wizji i ustaleniu celów biznesowych, których realizację ma wspierać technologia. Pozwala to na wizualizację oczekiwanych rezultatów, korzyści i zmian, a także  stanowi podstawę mapy drogowej rozwoju. (TOGAF, 2018)

Jasno zdefiniowane cele ułatwiają spójną komunikację planów automatyzacyjnych, z którą trudności zgłasza 47% badanych organizacji. (Martinek-Jaguszewska, 2024)

Jak wyznaczyć cele automatyzacji w trzech prostych krokach?

Nasze podejście częściowo odwołuje się do koncepcji Objectives and Key Results, OKR (Doerr J., 2019), w której zaczynamy od wyznaczenia motywującego celu głównego. Następnie określamy oczekiwane rezultaty, które świadczyć będą o osiągnięciu tego celu. Cały ten proces warto jednak zacząć przewrotnie: na początku wybierz 1–2 procesy, które najłatwiej usprawnić i które szybko pokażą efekt. Najlepiej, jeśli są to powtarzalne czynności, dzięki którym łatwiej oszczędzić czas.

(1) Sprawdź, czy warto zaczynać!

(2) Wyznacz cele główne

(3) Zdefiniuj szczegółowe oczekiwania

Już na starcie warto pamiętać, że celem takich działań jest optymalizacja procesów, zwiększenie efektywności, redukcja kosztów oraz ograniczenie błędów w codziennej pracy. Automatyzacja pozwala też eliminować pomyłki wynikające z niewiedzy, przeoczenia czy zmęczenia.

W kroku „Sprawdź, czy warto zaczynać!” najczęstsze błędy to brak jasno określonego celu biznesowego oraz próba objęcia zbyt wielu procesów jednocześnie. Samo wdrożenie warto oprzeć na zaangażowaniu zespołu i dobrze zaplanować szkolenia, bo ich brak może wywołać opór i utrudnić korzystanie z nowych narzędzi. Jeśli korzystasz z narzędzi ułatwiających wyznaczenie celów, przykładowe rozwiązania takie jak n8n i Make nie wymagają specjalistycznej wiedzy. Takie rozwiązania wspierają automatyzacja procesów biznesowych i automatyzacji zadań bez programowania.

autorka: Klaudia Martinek-Jaguszewska

fragment cyklu “Przewodnik zarządzania automatyzacją dla początkujących”

data publikacji: 30.04.2024

¹ Bornet P., Barkin I., Wirtz J., Intelligent Automation. Welcome to the World of Hyperautomation., Columbia 2020.

² Casale F., Introduction To Robotic Process Automation – A Primer, Institute for Robotic Process and Automation, 2015.

³ Doerr J., Jak Google, Bono i Gates trzęsą światem dzięki metodzie OKR., MT Biznes 2019.

⁴ Ethically Aligned Design, First Edition: A Vision for Prioritizing Human Well-being with Autonomous and Intelligent Systems, IEEE Global Initiative on Ethics of Autonomous and Intelligent Systems, 2019.

⁵ Fleming R., Fersht P., Reuner T., Gupta S., Snowdon J., The State of Automation and AI: C-suite’s Number One Strategic Imperative for Operations, HfS Research, październik 2017.

⁶ ITIL® Maturity Model and Self-assessment Service User Guide, Axelos Global Best Practice, 2013.

⁷ Martinek-Jaguszewska K., Skuteczne zarządzanie automatyzacją, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 2024.

⁸ Ransbotham S., Kiron D., Gerbert P., Reeves M., Reshaping Business With Artificial Intelligence. Closing the Gap Between Ambition and Action, „MIT Sloan Mangement Review” 2017.

⁹ Schatsky D., Schwartz J., Redesigning Work in an Era of Cognitive Technologies, „Deloitte Review” 2015, no. 17.

¹⁰ Spałek S., Kozubek R., Socially Responsible Innovations – Designation of the Concept and Operational Definition, „Organization and Management” 2019, no. 1(184).

¹¹ Syed R., Suriadi S., Adams M., Bandara W., Leemans S.J.J., Ouyang C., ter Hofstede A.H.M., van de Weerd I., Wynn M.T., Reijers H.A., Robotic Process Automation: Contemporary themes and challenges, „Computers in Industry” 2020, vol. 115.

¹² Watson J., Hatfield S.W., Wright D., Howard M., Witherick D., Coe L., Horton R., Automation with intelligence. Reimagining the organization in the ‘Age of With’, Deloitte Insights, 2019.

¹³ Welcome to the TOGAF® Standard, Version 9.2, a standard of The Open Group, 2018, https://pubs.opengroup.org/architecture/togaf92-doc/arch/ (data dostępu: 17.04.2021).