Pomiar korzyści czy rozwoju?

Pomiar korzyści odzwierciedla efekty jakie przynosi automatyzacja w odniesieniu do założonych celów. W tym zakresie często spotykamy mierniki takie jak:

• liczba wdrożonych robotów lub zautomatyzowanych procesów,
• zaoszczędzone godziny lub uwolnione FTE,
• pieniężne odzwierciedlenie usprawnień procesowych (w postaci wartości nominalnych lub wskaźników typu ROI).

Takie wskaźniki są zdecydowanie konieczne aby pokazać rezultaty robotyzacji. Jednak równie istotne jest ukazanie ścieżki zmiany, jaką przechodzi automatyzująca organizacja. To nie tylko same roboty i procesy, ale przede wszystkim ludzie, którzy:

• kształtują nowe kompetencje
• migrują między stanowiskami biznesowymi wykorzystując nowe możliwości
• rozwijają kompetencje deweloperskie i przywódcze w zakresie automatyzacji

To również zmiana istotności automatyzacji w rozwoju strategicznym firmy.

Dziś natomiast zapraszam do artykułu, w którym skupię się na okresowej ocenie rozwoju całego środowiska zarządzania automatyzacją. Automatyzacja w firmie buduje nową rzeczywistość, którą warto obserwować kompleksowo – oto sprawdzony w praktyce sposób.

Ocena postępów i co z niej wynika

W ramach swojej rozprawy doktorskiej opracowałam narzędzie, które pozwala na dokonanie właśnie takiej kompleksowej oceny środowiska zarządzania automatyzacją – Automatyzacyjny Model Dojrzałości (AMD). Natomiast dziś chciałabym przybliżyć możliwości jakie niesie wykorzystanie takiego modelu (lub innego narzędzia o szerokiej perspektywie) w ocenie okresowej.

Ostatnio miałam okazję przeprowadzić ocenę postępów dla międzynarodowej firmy z sektora sprzedaży detalicznej online po półtorarocznym okresie. Generalny poziom dojrzałości w tej organizacji wzrósł z poziomu 2,5 do 3,7 (na pięciostopniowej skali). Postępy widać we wszystkich wymiarach, poza jednym – technologicznym.

Kluczowy wniosek?

Nie zawsze trzeba wdrażać nowe technologie, aby generować wzrost efektów automatyzacji. Zwłaszcza duże firmy mają tendencję do równoczesnego testowania wielu różnych technologii. Taka rozgałęziona innowacyjność długofalowo przynosi efekty gdy przynajmniej część z realizowanych projektów kończy się powodzeniem. Ma natomiast jedną kluczową wadę – jest kosztowna.

Gdy nie mamy takich środków, warto skupić się na technologiach które znamy lub są w łatwym zasięgu. Możemy wdrożyć dodatkową funkcjonalność w systemie bazowym? Zróbmy to. Możemy skorzystać z technologii, w zakresie której mamy już kompetencje i licencje? Spróbujmy takiego rozwiązania. Taka eksploatacja dostępnych narzędzi, dla których mamy wypracowane procesy i które są rozpoznawalne w organizacji (również po stronie biznesowej), być może nie jest tak pociągająca jak innowacyjne technologie, jednak nadal może przynosić pożądane efekty. Na pewno warto weryfikować je w pierwszej kolejności.

Tym sposobem w badanej organizacji, mimo stosowania stale tych samych technologii automatyzacyjnych o dość niskim stopniu zaawansowania (głównie bazowe systemy informatyczne i podstawowa robotyzacja), znacząco zwiększył się zakres procesów objętych automatyzacją. Dzięki zastosowaniu takiego punktu odniesienia, wiemy dokładnie które technologie automatyzacyjne przynoszą jakie efekty.

Jaki wpływ ma automatyzacja na ludzi w organizacji?

Podczas analizowanego okresu badana organizacja przeszła od pojedynczych i niezależnych wdrożeń automatyzacji do centralnej koordynacji tych inicjatyw. To pozwoliło nie tylko uspójnić system pomiaru efektów (tych ilościowych), ale też zbudować środowisko rozwoju dla pracowników. Wyznaczono konkretne role związane z automatyzacją i zbudowano odpowiadające im ścieżki rozwoju. Podjęto też działania w kierunku doskonalenia kompetencji automatyzacyjnych zarówno wśród deweloperów jak i menedżerów.

Skupiając się na osobach odpowiedzialnych realizację wdrożeń, podniesiono jakość i sprawność dostarczanej automatyzacji. Nie zbudowano jednak zaangażowania zespołów po stronie biznesu. Głównym powodem jest brak otwartej komunikacji – a szkoda, bo zarówno przyjęte cele jak i podejście wdrożeniowe z dużym prawdopodobieństwem spotkają się z akceptacją tych zespołów. Taka sytuacja może skutkować niewielkim napływem nowych pomysłów na usprawnienia. Może również budzić lęk wynikający z niepewnej przyszłości. Wszystko to utrudnia rozwój organizacji.

Takie szerokie spojrzenie na osoby zaangażowane w rozwój automatyzacji pozwala sprawdzić, czy uwzględniliśmy potrzeby i obawy wszystkich stron. Oczywiście trudno jest działać w wielu kierunkach równocześnie i można to rozłożyć w czasie. Natomiast warto mieć świadomość jakie działania już podjęliśmy, a jakie są jeszcze przed nami. Dzięki temu możemy ocenić ryzyko konsekwencji i zaplanować kolejne kroki doskonalenia.

Jak zmienia się znaczenie automatyzacji w organizacji?

Przedsiębiorstwa, działając w stale zmieniającym się środowisku, modyfikują swoje cele i plany. Znajduje to również odzwierciedlenie w strategii rozwoju automatyzacji. Czy cele przyjęte dwa lata temu są nadal aktualne? Warto to regularnie i systematycznie sprawdzać. 

W przypadku badanej organizacji dokonano właśnie takiej modyfikacji, a właściwie rozszerzenia zakresu celów automatyzacji. Wpisano także automatyzację w generalną strategię rozwoju przedsiębiorstwa, co wskazuje na zwiększenie istotności tego obszaru. Nie wszystkim celom przyporządkowano mierniki, ale ten proces uspójniania już zachodzi.

Analiza okresowa z jednej strony pokazuje ogrom pracy włożonej w rozwój środowiska automatyzacji. Z drugiej strony buduje świadomość luki, którą trzeba jeszcze wypełnić. W ten sposób uspójnia zrozumienie oczekiwanej roli automatyzacji i drogi do osiągnięcia wyznaczonego celu.

Analiza postępów zarządzania środowiskiem automatyzacji

Opisałam powyżej przykład jednej organizacji, skupiając się na wybranych wymiarach kompleksowej oceny rozwoju środowiska zarządzania automatyzacją. Przykład ten pokazuje, że pomiar samych finalnych korzyści, bez obserwacji szerszego kontekstu nie wspiera doskonalenia. Dopiero analizując podjęte działania rozwojowe możemy ocenić, które z nich doprowadziły nas do osiągnięcia danego efektu i które warto kontynuować.

Serdecznie zachęcam do podjęcia takiej próby. Jeśli chcesz dokonać analizy po raz pierwszy lub chcesz ocenić postępy względem wcześniejszej diagnozy, po prostu wypełnij poniższy kwestionariusz:

Zapraszam też do komentowania i kontaktu – chętnie poznam Wasze sposoby na analizę postępów automatyzacji 🙂

autorka: dr Klaudia Martinek-Jaguszewska

fragment cyklu “Diagnoza strategiczna”

data publikacji: 22.06.2024