Zdrowa relacja z automatyzacją opiera się na zrozumieniu potrzeb. Z jednej strony mamy potrzeby organizacji i cele inicjatyw automatyzacyjnych. Z drugiej strony pracownika i jego codzienne wyzwania, ale także obawy. Kluczem do zrozumienia tych wzajemnych potrzeb jest zawsze otwarta komunikacja. 

Otwarta komunikacja buduje zaangażowanie

Otwarta komunikacja jest jednym z filarów zdrowego i efektywnego środowiska pracy. Rolą menedżerów jest rozumienie i komunikowanie szerszego kontekstu wykonywanych zadań. Pokazują cele oraz istotność podejmowanych inicjatyw, wyznaczają ich priorytety. Otwartość menedżerów buduje poczucie bezpieczeństwa i zachęca do dzielenia się pomysłami na usprawnienia.

Podobnie jest w przypadku inicjatyw automatyzacyjnych. Znajomość celów automatyzacji i indywidualnych korzyści, jakie pozwoli osiągnąć pracownikom, zwiększa zaangażowanie w generowanie innowacji procesowych. Przestrzeń na dzielenie się codziennymi wyzwaniami i możliwość omawiania ich w ramach zespołu stwarza warunki do doskonalenia procesów.

Czy musimy mówić o otwartej komunikacji?

W organizacjach, które stawiają na kulturę innowacyjności i otwartości takie kroki mogą wydawać się oczywiste. Regularna komunikacja strategiczna, a nawet włączanie pracowników w budowanie tej strategii, są wpisane w ich DNA. Pracownicy wiedzą wtedy, czego się spodziewać i czują się pewnie w swoim środowisku pracy (przynajmniej do czasu kolejnej transformacji :).

Niestety nie zawsze dobry przykład idzie z góry. Czasem wiąże się to z dużą presją optymalizacji, a czasem wynika z obaw menedżerów, którzy sami nie są pewni, dokąd zaprowadzi ich przygoda z automatyzacją. Powoduje to obawy w otwartym komunikowaniu celów. A obawy te przenoszą się następnie na pracowników.

Osoba oderwana od swojego biurka i poproszona o prezentację swojego procesu, który “przecież trzeba zautomatyzować”, nie poczuje się dobrze i pewnie. Być  może wzięta z zaskoczenia opowie wszystkie tajniki wykonywanych zadań, ale kosztem będzie zniechęcenie, strach i niepewność dalszej sytuacji zawodowej. 

Jak pokazują wyniki badań, automatyzacja rzadko prowadzi do redukcji zatrudnienia. Zwykle automatyzacji poddaje się stanowiska o naturalnej rotacji, natomiast osoby z dużym doświadczeniem znajdują ciekawsze wyzwania w ramach tej samej organizacji. Nie ma więc sensu wzbudzanie takich negatywnych emocji na początku inicjatyw automatyzacyjnych.

Jak więc zorganizować pierwsze spotkanie o automatyzacji?

Kluczowa jest komunikacja, którą przygotujemy jeszcze przed pierwszym spotkaniem. Jeśli mamy zaplanowane regularne sesje z zespołem, warto nadać kontekst planowanym działaniom automatyzacyjnym. Najlepiej w odniesieniu do obecnych trudności pokazać spodziewane korzyści z perspektywy pracowników, np.:

• zmniejszenie presji czasu,
• ograniczenie liczby nadgodzin, zwłaszcza w okresach wzmożonej pracy, czy
• możliwość podjęcia ciekawszych zadań.

Następnie warto wytłumaczyć, na czym ta automatyzacja w ogóle polega. Na przykładach możemy pokazać w jaki sposób działa technologia i jakie procesy potrafi realizować. Jeśli mamy do dyspozycji robota demonstracyjnego – pokażmy go w akcji. To nie tylko pozwoli oswoić się z myślą o współpracy z robotem, ale także ułatwi generowanie nowych pomysłów na usprawnienia.

Teraz możemy opowiedzieć o przebiegu analiz procesowych i projektów wdrożeniowych. Powiedzmy, czego będziemy potrzebowali podczas prezentacji procesu, jakie będziemy zadawali pytania i jaki będzie efekt tych rozmów. Umożliwiamy w ten sposób przygotowanie się zarówno merytoryczne jak i psychiczne, co znacznie podnosi efektywność sesji analitycznej.

Tak poinformowany pracownik ma podstawy do zbudowania zdrowej relacji z automatyzacją. Jeśli dostrzega w niej szansę dla siebie, zechce zaangażować się w usprawnienia. Odpowiednie włączenie w proces generowania pomysłów i analizowanie możliwości daje wymierne efekty, zarówno dla organizacji jak i dla pracownika. A wszystkim stwarza po prostu miłe warunki do pracy.

Jak wyglądało Twoje pierwsze spotkanie z automatyzacją? Zachęcam do podzielenia się komentarzem!

Jak wyglądało Twoje pierwsze spotkanie z automatyzacją? Podziel się komentarzem: